Privacy Policy

1. Wie zijn wij?

SkinsMan is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via Factuurmeester worden verwerkt. Via ons platform kun je facturen en offertes maken, klanten beheren en inzicht krijgen in je omzet.

Voor de onderneming geldt de kleineondernemersregeling (KOR). Daarom vermelden we geen btw-nummer op de website.

2. Op wie is deze privacyverklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring is van toepassing op gebruikers van Factuurmeester.nl, bezoekers van de website en andere personen van wie wij persoonsgegevens verwerken in het kader van onze dienstverlening.

3. Welke gegevens verwerken we?

We verwerken alleen gegevens die nodig zijn om onze dienst goed te laten werken. Daarbij kun je denken aan:

• accountgegevens: naam, e-mailadres en wachtwoord (gehasht met `bcryptjs`);
• bedrijfgegevens: bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer, btw-nummer;
• contactgegevens: telefoonnummer en factuur- of correspondentieadres;
• klantgegevens: de gegevens van jouw klanten die je in de app invoert (zoals namen, adressen en e-mailadressen);
• factuur- en offertegegevens: bedragen, omschrijvingen, referenties en betalingsstatus;
• gebruiksgegevens: hoe je de app gebruikt, bijvoorbeeld inlogmomenten en bezochte pagina's;
• technische gegevens: IP-adres, browsertype en apparaat-informatie.

4. Voor welke doeleinden gebruiken we je gegevens?

We gebruiken je gegevens voor de volgende doeleinden:

• het aanmaken en beheren van je account;
• het genereren en beheren van facturen en offertes;
• het tonen van overzichten en statistieken over je facturatie;
• het bieden van klantenservice en het beantwoorden van vragen;
• het verbeteren en beveiligen van de website en de app;
• het kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld rond boekhouding.

5. Rechtsgrond voor de verwerking

We verwerken persoonsgegevens alleen als daar een geldige grondslag voor is, zoals:

• uitvoering van de overeenkomst: om jouw account en administratie te beheren;
• wettelijke verplichting: bijvoorbeeld het bewaren van factuurgegevens voor de Belastingdienst;
• gerechtvaardigd belang: om onze dienst te verbeteren en misbruik te voorkomen.

6. Delen we jouw gegevens met derden?

We verkopen je gegevens niet. Wel maken we gebruik van dienstverleners die ons helpen bij het aanbieden van Factuurmeester. Met deze partijen sluiten we waar nodig verwerkersovereenkomsten.

Partijen die we vanuit de codebase concreet kunnen vaststellen:

• Mollie B.V. voor het afhandelen van abonnementen en betalingen;
• onze eigen VPS/hostingomgeving voor het draaien van de applicatie en database;
• Zoho Mail voor het versturen van systeemmails, zoals verificatie, wachtwoordgerelateerde berichten en notificaties.

Voor Mollie vindt verwerking binnen de EER plaats. Voor onze VPS-hosting is de exacte productiepartij niet hardcoded in deze repository. Voor Zoho Mail hangt de verwerkingslocatie af van de ingestelde datacenterregio; vanuit de code alleen kunnen we daarom niet bevestigen of productiegegevens buiten de EER worden verwerkt. Als een partij buiten de EER verwerkt, treffen wij passende waarborgen zoals een verwerkersovereenkomst en waar nodig standaardcontractbepalingen.

7. Bewaartermijnen

We bewaren je gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij we ze langer moeten bewaren op basis van een wettelijke verplichting.

• factuur- en betalingsgegevens worden doorgaans tot 7 jaar bewaard in verband met fiscale bewaarplichten;
• account- en gebruikersgegevens bewaren we zolang je account actief is en tot maximaal 90 dagen na verwijdering of beëindiging van het account, tenzij we deze langer moeten bewaren vanwege een wettelijke verplichting of een lopend beveiligings- of geschilonderzoek;
• contactberichten en supportverzoeken bewaren we tot maximaal 24 maanden nadat het verzoek is afgehandeld;
• beveiligings- en loginlogs bewaren we tot maximaal 12 maanden voor fraudepreventie en incidentonderzoek.

8. Beveiliging van je gegevens

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beveiligen tegen verlies of onbevoegde toegang. Denk hierbij aan versleutelde verbindingen (HTTPS), beperkte toegangsrechten en het up-to-date houden van systemen.

9. Cookies en vergelijkbare technieken

We gebruiken noodzakelijke cookies voor beveiliging en login. Alleen na jouw toestemming meten we first-party gebruiksstatistieken. We gebruiken op dit moment geen third-party marketingpixels zoals Google Analytics of Meta Pixel.

10. Jouw rechten

Op basis van de privacywetgeving heb je verschillende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens:

• recht op inzage in de gegevens die we van je verwerken;
• recht op rectificatie als gegevens niet kloppen;
• recht op verwijdering in bepaalde gevallen;
• recht op beperking van de verwerking;
• recht op overdraagbaarheid van gegevens (dataportabiliteit);
• recht om bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen.

Wil je van een van deze rechten gebruikmaken, neem dan contact met ons op via de contactpagina. Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Aanpassingen aan deze privacyverklaring

We kunnen deze privacyverklaring soms aanpassen, bijvoorbeeld wanneer de wet verandert of als we nieuwe functionaliteiten toevoegen. De meest recente versie is altijd te vinden op deze pagina.

12. Contact over privacy

Voor vragen over privacy of gegevensverwerking kun je contact opnemen via info@factuurmeester.nl of schriftelijk via Meidoornstraat 104, 2861 VL Bergambacht.